Reunions “One to One”: Com aplicar-les a la teva empresa?
Al món empresarial actual, la comunicació efectiva és fonamental per a l’èxit de qualsevol organització. Les reunions “one to one” (un a un) són una eina valuosa per establir i mantenir una comunicació propera i personalitzada entre líders i empleats.
En aquest article, explorarem què són les reunions “one to one”, què fer abans, consells perquè siguin efectives i errors comuns a evitar.
Què és una reunió “one to one”?
Una reunió “one to one”, també coneguda com “un a un”, és una trobada individual entre dues persones.
Aquestes reunions es poden donar dins una organització, generalment entre un líder o gerent i un empleat, o entre organitzacions, generalment entre líders o gerents de dues organitzacions diferents.
Reunions dins una organització
Aquestes reunions es duen a terme de manera regular i privada, amb el propòsit de discutir temes específics relacionats amb l’exercici laboral, el desenvolupament professional, les metes individuals, preocupacions personals o qualsevol altre assumpte rellevant per al creixement i benestar de l’empleat dins de la empresa.
Durant aquestes reunions, s’estableix un espai segur i confidencial on les dues parts poden compartir obertament i honestament els seus pensaments, idees, preocupacions i objectius. L’objectiu principal de les reunions “one to one” és fomentar la comunicació efectiva, enfortir la relació entre líders i empleats, identificar oportunitats de desenvolupament i resoldre qualsevol problema o conflicte que pugui sorgir.
Aquestes reunions són una eina valuosa per promoure el compromís, la motivació i el creixement professional dels empleats, ja que els ofereixen l’oportunitat de rebre retroalimentació directa, establir metes clares i rebre orientació i suport dels seus superiors. A més, les reunions “one to one” també permeten als líders monitoritzar el progrés individual dels empleats i brindar-los el reconeixement i l’atenció que mereixen.
Reunions entre organitzacions
Una reunió “one to one” entre empreses, també coneguda com a reunió bilateral o reunió bilateral entre empreses, és una trobada cara a cara entre representants de dues organitzacions diferents. Aquestes reunions solen ser planificades i coordinades prèviament amb l’objectiu de discutir temes específics d’interès mutu, com ara col·laboracions potencials, acords comercials, aliances estratègiques, oportunitats d’inversió, entre d’altres.
El propòsit d’aquestes reunions és establir un diàleg directe i personal entre les parts involucrades per explorar possibles àrees de col·laboració, compartir informació rellevant, negociar termes i condicions i arribar a acords que beneficiïn les dues organitzacions.
Les reunions “one to one” entre empreses poden tenir diferents formats i durades, depenent de la naturalesa i la complexitat dels temes a tractar. Algunes d’aquestes reunions poden ser informals i tenir un caràcter exploratori, mentre que d’altres poden ser més formals i estructurades, amb agendes detallades i objectius específics a assolir.
Què cal fer abans d’una reunió One to One?
Abans d’una reunió one to one, és important preparar-se adequadament per aprofitar al màxim el temps dedicat a aquesta interacció. Algunes accions a considerar inclouen:
- Agenda clara i objectius definits: Establir una agenda clara amb temes específics a tractar durant la reunió i objectius concrets que es vulguin assolir.
- Revisió de la documentació i recopilació de dades: Abans de començar una reunió has de tenir en compte els precedents que hi ha a la relació. En cas d’un empleat, el seu exercici i rendiment a l’empresa, comentaris d’altres empleats, clients i proveïdors, etc. En cas d’una altra empresa, l’estat actual de l’empresa, relació amb altres empreses, punts forts, punts febles, veure les opinions dels clients, comprovar els proveïdors, etc.
- Crear un ambient propici: Escollir un espai per a la reunió “one to one” que sigui còmode, privat i lliure de distraccions, on les dues parts se sentin còmodes per expressar-se lliurement.
Consells perquè una reunió “one to one” sigui efectiva
- Escoltar activament: Practicar l’escolta activa durant la reunió, mostrant interès genuí en els comentaris i les preocupacions, i fent preguntes per obtenir claredat o més detalls quan sigui necessari.
- Fomentar el diàleg obert: Crear un ambient de confiança i obertura on l’altra part se senti còmoda perquè es faci correctament i s’obtinguin els objectius desitjats.
- Seguiment: Programar reunions “one to one” de manera regular per donar seguiment al progrés del projecte o de l’empleat.
Errors que has d’evitar als teus One to One meetings
- Manca de preparació: No preparar-se adequadament per a la reunió, cosa que pot resultar en una agenda vaga i poc productiva.
- Manca de seguiment: No fer un seguiment adequat després de la reunió per garantir que es prenguin les accions acordades i es facin els canvis necessaris.
- Manca de sinceritat i transparència: No ser sincer ni transparent durant la reunió, cosa que pot minar la confiança.
- No escolteu activament: No practiqueu l’escolta activa durant la reunió, cosa que pot portar a malentesos i manca de compromís per l’altra banda.
En resum, les reunions “one to one” són una eina poderosa per enfortir la comunicació, el compromís i el desenvolupament professional dins una empresa i entre empreses. En seguir aquests consells i evitar els errors comuns, les reunions “one to one” es poden convertir en un espai inestimable per impulsar el creixement i l’èxit tant dels empleats com de l’organització en conjunt.
Vols saber on trobar espais adequats per fer aquestes reunions? Contacta amb nosaltres.
